Pytanie brzmi: jak długo agenci muszą prowadzić ewidencję transakcji ubezpieczeniowych? Ogólnie rzecz biorąc, agenci powinni przechowywać wszelkie zapisy związane z transakcją ubezpieczeniową przez co najmniej pięć lat. Następnie te zapisy mogą być w każdej chwili skontrolowane przez komisarza.
W odniesieniu do polisy OC posiadacza polisy, wymagane jest przez prawo, aby agent zachował wszelkie kopie polisy i innych powiązanych dokumentów wydanych posiadaczowi polisy tak długo, jak polisa została odnowiona przez firmę ubezpieczeniową.< /cytat blokowy>
Zasadniczo wymaga to od agenta przechowywania zapisów polis i innych powiązanych dokumentów przez ponad 20 lat. Ale ta zasada nie ma zastosowania do wszystkich polis na pojazdy silnikowe, ponieważ istnieje wymóg ubezpieczenia ubezpieczonych kierowców dla tych konkretnych polis.
Wszystkie polisy podlegają jednemu wymogowi prowadzenia dokumentacji. Ale znowu, najlepiej jest, aby agent przechowywał dokumentację polisy tak długo, jak firma ubezpieczeniowa odnawia polisę. Omówmy więcej na ten temat poniżej.
Table of Contents
Jakie zapisy należy prowadzić?
Zgodnie z przepisami kodeksu ubezpieczeniowego, poszczególne zapisy powinny być prawidłowo prowadzone i utrzymywane. Na przykład agenci i brokerzy są zobowiązani do przechowywania następujących dokumentów przez co najmniej pięć lat od daty anulowania lub wygaśnięcia polisy ubezpieczeniowej:
- Numer polisy
- Nazwa ubezpieczyciela i ubezpieczonego
- Daty wejścia w życie, anulowania i zakończenia ubezpieczenia
- Imiona i nazwiska osób, które zostały obiecane lub otrzymają prowizję lub jakiekolwiek inne wynagrodzenie związane z transakcją ubezpieczeniową
- Kwota prowizji, składki netto i składki brutto
- Otrzymana kwota premium
- Data wpłaty premii na konto powiernicze
- Data, w której broker lub agent otrzymał płatność premii
- Numer konta, adres i nazwa banku, w którym deponowana jest składka
- Kwota zwróconej składki brutto i netto
- Data, w której składka z tytułu zwrotu brutto jest wypłacana osobie, do której jest ona uprawniona
- Data, w której broker lub agent otrzymuje zwróconą składkę od ubezpieczyciela
Odpowiednio, oczekuje się, że niektóre dokumenty będą przechowywane przez agenta lub brokera przez co najmniej 18 miesięcy. Poniżej znajduje się lista zapisów, które należy przechowywać przez ten okres.
- Kopia wniosku o ubezpieczenie
- Identyfikacja każdej osoby zaangażowanej w transakcję ubezpieczeniową
- Wszelka korespondencja wysłana i otrzymana, w tym wszelkie zapisy, takie jak notatka z rozmowy, która może opisywać transakcję
- Zapisy wszystkich ustnych lub pisemnych segregatorów, wskazujące nazwy ubezpieczyciela i ubezpieczonego, składkę za wystawioną polisę lub wydany segregator, charakter ubezpieczenia oraz datę wygaśnięcia lub wejścia w życie polisy
Wszelkie dokumenty dotyczące linii nadwyżki, w tym oświadczenie o ujawnieniu i formularz starannego poszukiwania, należy przechowywać około 5 lat od daty anulowania lub wygaśnięcia polisy ubezpieczeniowej. Co więcej, oryginalna kopia oświadczenia o ujawnieniu i formularz starannego wyszukiwania powinna być przechowywana przez osobę, która je podpisała.
Jak długo muszą być przechowywane rejestry transakcji ubezpieczeniowych przez agentów?
Jak długo agenci muszą przechowywać dokumentację transakcji ubezpieczeniowych? Wiele osób boi się prowadzenia dokumentacji. Nawet jeśli jest to żmudne, konieczne jest prowadzenie dokumentacji, aby każda kariera biznesowa lub branża odniosła sukces. Dlatego ważne jest, aby agenci i brokerzy ubezpieczeniowi opanowali przechowywanie dokumentacji.
W wielu stanach brokerzy i agenci muszą prowadzić ewidencję przez określony czas. Co więcej, ewidencja ta powinna być otwarta do wglądu i oczekiwania przez komisarza ds. ubezpieczeń państwa. Powinno to być również dostępne w wydziale, o który zwrócono się o inspekcję. Jeśli agent nie przechowuje któregokolwiek z dokumentów, może podlegać sankcjom regulacyjnym, takim jak cofnięcie licencji.
W Kodeksie Ubezpieczeń Gruzji agenci są zobowiązani do przechowywania dokumentacji każdej transakcji przez 5 lat, począwszy od okresu obowiązywania umowy ubezpieczenia lub zakończenia transakcji.
Gdzie są przechowywane te zapisy?
Wszystkie zapisy muszą być przechowywane w głównej siedzibie brokera lub zleceniodawcy, chyba że DOI zezwoli inaczej. Te zapisy powinny być również utrzymywane, aby był łatwy dostęp do wszelkich informacji w przypadku badania lub inspekcji.
Rok po wygaśnięciu lub anulowaniu polisy ewidencja może być przechowywana poza siedzibą firmy. Powinno to być łatwe do odzyskania w ciągu dwóch zwykłych dni roboczych. Agent może również przechowywać dokumentację zidentyfikowaną w głównej siedzibie brokera lub agenta w biurze dodatkowym tak długo, jak długo zatwierdza to DOI. Tak więc przed przechowywaniem ewidencji w innym urzędzie podlega ona zatwierdzeniu przez DOI.
To okładka!
Teraz już wiesz, jak długo agenci muszą prowadzić ewidencję transakcji ubezpieczeniowych. Co do zasady, wszelkie informacje związane z transakcją ubezpieczeniową muszą być przechowywane przez agenta przez pięć lat.
Każdy agent ubezpieczeniowy powinien przestrzegać wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji, aby w razie potrzeby łatwo było uzyskać wszelkie potrzebne informacje. To samo dotyczy sytuacji, gdy te zapisy są poddawane kontroli.
